ERP-Systeme: Eine hilfreiche Basis für Unternehmensgründer

Das Handwerk boomt. Gründe dafür sind die insgesamt gute Konjunkturlage und die erfreuliche Nachricht, dass sich nach wie vor viele Deutsche den Traum vom eigenen Haus erfüllen. Dieser Trend lässt wiederum bei Maurern, Dachdeckern und Co. ordentlich die Kasse klingeln. Da ist es keine Überraschung, dass sich mittlerweile viele Handwerker mit ihren eigenen Betrieben selbstständig machen.

Doch was oft nach einem lohnenswerten Abenteuer klingt, ist speziell in der Anfangsphase mit viel Anstrengung sowie Aufwand verbunden: Aufträge akquirieren, ausreichend Baumaterial bestellen und immer die Kosten eines Projekts im Auge behalten. Das gelingt nicht jedem. Dabei gibt es drei spezielle Buchstaben, die Gründern zu einem erfolgreichen Unternehmen verhelfen können: ERP (Enterprise Ressource Planning). Was sich dahinter verbirgt und wie Jungunternehmer davon profitieren, erklären wir hier.

Steuerung mittels einer zentralen Datenbank

Historisch aus dem Bereich der Materialwirtschaft gewachsen, handelt es sich bei ERP um Systeme, die sämtliche Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation steuern. Zum besseren Verständnis kann man sich solch eine Anwendung als eine zentrale Datenbank vorstellen, in der abteilungsübergreifend alle Informationen und Prozesse zusammenlaufen, gespeichert sowie konstant miteinander abgeglichen werden. Wem dieser Definitionsversuch immer noch zu vage ist, kann sich auf der Info-Webseite von erp.expert noch tiefer in die Materie einarbeiten.

Vorteile eines ERP-Systems

Das grundsätzliche Ziel hinter der Einführung einer ERP-Anwendung ist aber immer dasselbe: Allumfassende Optimierung – und das in jedem Organisationsbereich. Schließlich bringen die jeweiligen Tools einige Vorteile mit sich:

1. Effektiver Austausch:
   Durch die Zusammenführung aller Daten, gehören zeitintensive Absprachen zwischen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen der Vergangenheit an. Da so gut wie jeder Angestellte auf den großen Informationspool zugreifen kann, werden Workflows weniger oft unterbrochen. Zusätzlich besteht nicht länger die Gefahr, dass Daten doppelt erfasst oder im schlimmsten Fall verloren gehen.
2. Grenzenlose Zusammenarbeit:
   Da alle Daten an einem Ort abgelegt sind, ist Projekt- oder Teamarbeit bei lokal verstreuten Angestellten kein Problem mehr. Die jeweiligen Aufgaben können mit Hilfe eines zuverlässigen Netzwerks (beispielsweise als Cloud-Anwendung) von überall aus erledigt werden.
3. Transparenz:
   Vorbei sind die Zeiten, in denen der Zugriff auf bestimmte Informationen von Berechtigungen im Rahmen der Unternehmenshierarche abhängig war. Schließlich haben diese veralteten Strukturen den Informationsfluss unnötig behindert. Mittels ERP ist die Datennutzung nicht länger begrenzt und Informationen stehen vollständig zur Verfügung.
4. Motivation der Mitarbeiter:
   Reibungslose Abläufe vereinfachen auch den Arbeitsalltag der Angestellten. Sie können ihre Aufgaben so effektiver erledigen, was das Frustpotenzial am Arbeitsplatz minimiert.
5. Genauere Projektplanung:
   Kostenvoranschläge, die am Ende den veranschlagten Rahmen sprengen, sind wohl der Albtraum jedes Handwerkers. Spricht sich das rum, bleiben Kunden aus. Da das System Kosten und das benötigte Material genau berechnet, gibt es keine Fehkalkulation.
6. Verbesserung von Arbeitsabläufen:
   Sowohl hochtechnisierte Vorgänge als auch Compliance-Regeln stehen auf dem Prüfstand. Dabei protokolliert das Tool alle Arbeitsschritte mit und merzt eventuelle Fehler automatisch aus. Best Practices bleiben in jedem Fall erhalten.
7. Massive Zeitersparnis:
   Die fundamentale Prozessüberholung, allumfassende Transparenz und der insgesamt verbesserte Austausch zwischen Abteilungen sowie deren Mitarbeitern – all das sorgt in Summe dafür, dass Arbeitsabläufe schneller ablaufen. Diese zusätzliche Zeit kann man zum Beispiel in die Innovationsentwicklung investieren.
8. Hohe Kostenersparnis:
   Unnötige Verwaltungs- oder Lagerkosten gehören mit ERP der Vergangenheit an. Material wird erst dann geliefert, wenn es wirklich gebraucht wird. Durch effizientere Workflows spart man zusätzliche Rohstoffkosten.

Zahlreiche Einsatzgebiete

Von all diesen Vorzügen profitieren Gründer im Handwerksbereich aber nicht nur mit Blick auf die Materialwirtschaft. ERP-Systeme kommen mittlerweile fast in allen Geschäftsbereichen zum Einsatz. Personalverwaltung, Finanzangelegenheiten, Logistikaufgaben und sogar Onlinedienstleistungen sind mit Hilfe entsprechend konzipierter Anwendungen im Handumdrehen erledigt.

Was es bei der Einführung zu beachten gibt

All diese Faktoren lassen solche Anwendungen auf den ersten Blick wie den heiligen Gral für Unternehmensgründer erscheinen. Dennoch sind die Tools nicht auf Anhieb ein Erfolgsgarant. Tatsächlichen Nutzen bringen sie erst durch die richtige Einführung im Betrieb. Diese erfolgt in mehreren Schritten:

Auf der Suche nach einem Anbieter

Anwendungen zur Ressourcenoptimierung sind längst kein Geheimtipp mehr. In der Branche wimmelt es vor Anbietern. Um für die eigenen Bedürfnisse das beste Produkt zu finden, steht zunächst eine Bedarfsanalyse an. Welche Prozesse oder Abläufe bestimmen den Alltag der frischgeschlüpften Firma? Zudem müssen Startups schon in die Zukunft blicken: Wie viele Mitarbeiter werden eingestellt und gibt es für das System modulare Erweiterungen, falls der Betrieb noch weiter wächst? Messebesuche, ausgiebige Online-Recherche, Branchenempfehlungen sowie Fachzeitschriften verschaffen bei der großen Angebotspalette einen ersten Überblick.

Die ersten Tests durchführen

Viele Softwarehersteller bieten außerdem kostenlose Testversionen an. Hier gilt es, zuzugreifen. So haben Jungunternehmer die Möglichkeit, verschiedene Programme auf Herz und Nieren zu prüfen. Das macht die Entscheidung für oder gegen ein Tool um einiges einfacher.

Einsatz unter Realbedingungen

Steht der Testsieger fest, sollte der jeweilige Implementierungsverantwortliche in Absprache mit dem Softwareanbieter ein Lastenheft ausarbeiten. Hier ist noch einmal konkret festgehalten, über welche Funktionen das System verfügen soll und wie genau die Einführung im Betrieb ablaufen wird. Dadurch stellen beide Parteien sicher, dass alle Rechten und Pflichten im Laufe des Einführungsprozesses eingehalten werden. Steht das Grundgerüst, geht es ans Eingemachte: Um die Mitarbeiter schnell an das Programm zu gewöhnen, wird der Testbetrieb mit Echt-Daten simuliert. Eventuelle Stolpersteine sollte der Anbieter im Anschluss eliminieren. Betriebe, die sich für ein Standardprogramm entscheiden, können diesen Punkt überspringen.

Schulungen organisieren

Sind alle wichtigen Daten schließlich in das neue ERP-System eingepflegt, stehen zu guter Letzt die Mitarbeiterschulungen auf dem Programm. Das rentiert sich ebenfalls für frischgegründete Betriebe mit noch wenigen Mitarbeitern. Nur so etablieren sich neue Workflows oder Arbeitsweisen schnell und unkompliziert im Unternehmen. Kurze Hilfestellungen zwischen Tür und Angel machen keinen Sinn, weil Rückfragen so garantiert sind. Defizite werden so nicht komplett beseitigt.

Wie profitieren Gründer von ERP?

In den Genuss der zahlreichen Anwendungsvorteile kommen Betriebe im Endeffekt nur dann, wenn alle Mitarbeiter auf demselben Kenntnisstand sind. Dafür sind gut geplante Schulungen unerlässlich. Doch rentiert sich dieser Aufwand für kleine, neugegründete Firmen überhaupt? Eignet sich ERP nicht in erster Linie nur für alteingesessene oder etablierte Firmen? Die klare Antwort lautet: Nein. Und zwar aus diesen Gründen:

• Gut vorbereitet in die Zukunft:
  Gründer, die bereits zu Karrierebeginn mit Tools zur Ressourcenallokation arbeiten, schaffen damit effiziente Strukturen, von denen das Unternehmen auf lange Sicht profitiert. Kostspielige Umstrukturierungsmaßnahmen sind so in den meisten Fällen nicht nötig. Durch kleine Nachjustierungen können junge Firmen in Zukunft zeitnah auf Veränderungen reagieren. Das System wächst durch den modularen Aufbau mit.
• Höhere Erfolgsaussichten:
  Ein kleines Budget, nur wenige Kunden oder keine Referenzen – gerade in der Anfangsphase müssen viele Gründer ihren Traum von der Selbstständigkeit wieder begraben. Finanzielle Probleme sowie keine klare Zukunftsstrategie sorgen oft für ein vorzeitiges Aus. ERP kann Startups hier Sicherheit geben. Durch kostendeckende Kalkulationen wird das vorhandene Budget nicht überschritten, wodurch sich Projekte insgesamt besser planen lassen.
• Die Konkurrenz hinkt hinterher:
  Gerade weil viele Mitbewerber vor solchen Systemen häufig noch zurückschrecken. Dabei gibt es für mögliche Vorbehalte keinen Grund. ERP-Nutzer arbeiten nachweislich zeitsparender und effizienter, da die Anwendung dabei hilft, sowohl Arbeitsabläufe als auch das Unternehmen an sich jeden Tag ein Stückchen zu optimieren – ein klarer Wettbewerbsvorteil.

Flexible Gebilde, die Unternehmen lange begleiten

Zusammengefasst sind ERP-Systeme nicht nur für große Betriebe eine lohnende Investition. Auch Neugründungen, wie zum Beispiel in der Handwerksbranche, profitieren von ihnen. Die Anwendungen helfen dabei, grundlegende Unternehmensstrukturen aufzubauen. Da es sich bei den Tools jedoch nicht um starre, sondern flexible Gebilde handelt, wachsen sie mit den Betrieben mit und gestalten den Arbeitsalltag nachhaltig effizient. Ein unschlagbarer Vorteil im Vergleich zur Konkurrenz – gerade für Handwerker. Zeit ist schließlich Geld. Denn wer das günstigste Gebot abgibt, bekommt am Ende den Zuschlag.

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